Используйте правила папки "Входящие" для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями, которые в нее поступают.
Сведения о том, как использовать архивацию, очистку и другие средства, см. в статье Упорядочение папки "Входящие" с помощью архивации, очистки и других инструментов в Outlook.com .
Создание правила для папки "Входящие"
Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.
Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду Создать правило .
Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК .
Нажмите кнопку ОК .
Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры .
У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие , Добавить действие и Добавить исключение .
Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил . Дополнительные сведения можно найти в разделе остановка обработки дополнительных правил в Outlook.com .
Изменение правила для папки "Входящие"
Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook.com. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook.com.
Удаление правила для папки "Входящие"
Также полезно знать...
Возможно вы создали правило для переадресации или перенаправления сообщений, которые вы получаете на другой адрес электронной почты. В таком случае важно знать, чем отличаются переадресация и перенаправление.
Переадресация заключается в отправлении письма, полученного вами, другому получателю. Если получатель ответит, его ответ придет на адрес, с которого было переслано вышеупомянутое сообщение.
Перенаправленное сообщение сохраняет исходного отправителя в строке "От". Когда получатель, которому было перенаправлено сообщение, отвечает, его ответ придет изначальному отправителю.
Есть дополнительные вопросы?
Бывает, что к Вам на почту MS Outlook приходят постоянно письма от определённого адресата и чтобы иметь быстрый доступ к ним их желательно бы переместить в отдельную папку и при этом, чтобы все последующие письма от данного адресата перемещались туда автоматически. Вот тут к нам на помощь приходит функция «Правила и оповещения».
Для начала создадим папку, куда будут перемещаться письма от определённого адресата. Для этого кликаем правой кнопкой мышки по папке «Входящие» и в открывшемся меню выбираем «Создать папку».
Задаём имя созданной папки и жмём «ОК».
Вот у нас появилась созданная нами папка
Но сами письма туда перемещаться не будут, для этого необходимо настроить правило. Для того чтобы создать правило кликаем правой кнопкой мыши по любому письму от адресата для писем от которого хотим создать правило и в открывшемся меню выбираем «Создать правило».
В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже
В следующем открывшемся окне необходимо выбрать созданную нами папку. То есть, мы выбираем папку в которую будут перемещаться письма от определённого адресата. Жмём «ОК».
Следующее сообщение спрашивает о том выполнить ли наше новое правило для всех писем текущей папки, то есть, переместить ли уже полученные письма от определённого адресата в созданную нами папку. Ставим галочку как на рисунке ниже и жмём «ОК»
Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.
Думаю любые администраторы Exchange и сотрудники техподдержки сталкивались с некорректно настроенными правилами Outlook и им приходилось тратить часто достаточно большое количество времени пытаясь разобраться в проблеме. Если бы была возможность управлять правилами удаленно не прерывая работы пользователя, это очень сильно помогло бы многим.
К счастью, если вы используете Exchange Server 2010 то вы и являетесь данным счастливцем. Мы можем использовать Exchange Management Shell и несколько командлетов для выполнение всех действий над правилами. У нас есть возможность создавать, удалять, отключать и изменять правила почтового ящика без взаимодействия с пользователем!
Понимание обработки правил
Правила, выполняющиеся на стороне сервера не требуют каких либо действий от локальной машины. В качестве примера подобных правил можно показать следующие: изменение важности сообщения, перемещения входящего сообщения в определенную папку, удаление сообщения и прочее..
Правила, выполняющиеся на стороне клиента требуют обработки Outlook, примером подобного правила будет перемещение определенного сообщения в PST папку. Данное правило не может быть обработано на стороне сервера, так как сервер не работает с PST файлами в данном контексте.
Когда вы создаете правило в Outlook и некоторые из опций требуют обработки на стороне клиента, Outlook предупреждает вас об этом следующим сообщением:
Почему важно знать различие между видами обработки правил? Когда мы будем управлять правилами с помощью Exchange Management Shell все правила, выполняемые на клиентской стороне будуте удалены.
Создание правил в Outlook 2010…
Создавать правила с помощью Outlook 2010 очень просто. Для того чтобы сделать это, нажмите кнопку Rules, расположенную в меню Home , затем нажмите Manage Rules & Alerts… и вы увидите список всех правил. Если у вас есть какие либо клиентские правила, они отмечены как (client-only) в конце каждого правила.
Просмотр правил через EMS
Теперь, когда мы знаем как создавать правила с помощью Outlook 2010 настало время научиться получать список всех правил определенного пользователя через Exchange Management Shell.
Командлет, используемый для получения списка называется Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox
Если вы хотите увидеть какое то определенное правило, используйте команду
Get-InboxRule –Mailbox
Для более удобного просмотра правил, используйте следующую конструкцию:
Get-InboxRule –Mailbox
Изменение правила
Предположим что ваш руководитель имеет правило, которое выставляет для сообщений, содержащих слово Payroll голубую категорию. Однако, этим утром он внезапно решил, что было бы намного веселее, если бы данным письмам выставлялась красная категория и они помечались как важные.
У нас есть различные пути для решения этой задачи: мы можем послать сотрудника техподдержки, который на месте за 10 секунд исправит правило, либо мы можем подключиться к руководителю удаленно и выполнить данное действие, либо мы можем воспользоваться данным руководством и сделать все быстро и красиво не прерывая работы пользователя.
Решение, которое займет минимальное время и не выставит вас лишний раз перед лицом начальства кажется более предпочтительным? Итак, сделаем же это. Для начало запустим командлет из предыдущей секции для просмотра правил.
Теперь посмотрим на правило более детально с помощью командлета:
Get-InboxRule –Mailbox Anderson -Identity “Subject contains ‘Payroll’”
и на следующем рисунке мы можем увидеть что нам нужно изменить атрибуты ApplyCategory и MarkImportance.
Теперь мы знаем нужные нам атрибуты, от нашего руководителя знаем какие значения необходимо им присвоить, займемся этим:
Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2
Теперь проверим правило и убедимся что все работает.
Отключение или удаление правил
У нас также есть возможность отключать или удалять правила. Предположим что наш руководитель опять изменил свое мнение (бывает у них такое, что поделать) и теперь он не хочет что с сообщениями содержащими слово Payroll просходили какие-либо изменения. Мы можем выполнить это просто отключив правило с помощью следующего командлета:
Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’"
Результат можно увидеть на рисунке ниже:
Если вы хотите полностью удалить правило, процесс очень похож, отличает лишь командлет. Используйте:
Remove-Inboxrule –Mailbox
Командлет запросит подтверждение удаления. Нажмите Y и правило будет удалено
Создание правил с помощью EMS
На ряду с изменением, удалением и отключением правил мы также можем создавать новые правила с помощью Exchange Management Shell. Предположим нам нужно создать правило, при котором любому сообщению приходящему от IT отдела будет присваиваться оранжевая категория и высокая важность.
Для создания данного правила будет использован следующий командлет:
New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected] -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’
Используя данную концепцию мы можем создавать правила для группы пользователей. Предположим нам нужно настроить предыдущее правило для всех пользователей. Мы можем сделать это с помощью следующего командлета:
Get-Mailbox | foreach { New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Name
Помните о том, что говорилось в самом начале статьи. После запуска данного скрипта будут удалены все правила, выполняющиеся на клиентской стороне. В случае именно этого скрипта все правила будут удалены у всех пользователей. Будьте бдительны.
Качественный и недорогой ремонт квартир под ключ . Отличные мастера сделают из вашей квартиры или дома конфетку. Квартирный вопрос позеленеет с зависти увидев этот ремонт.
На мой взгляд самая важная часть дома это кухня. В ней мы постигаем премудрости кулинарии, восхищаемся получившимися блюдами. И находиться в некрасивой, плохо организованной кухне для меня просто отвратительно. Именно поэтому кухни Долгопрудный дали мне именно то, что я хотел – красивую, удобную, функциональную кухню.
Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер правил - это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила - это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
| Вид правила | Описание правила |
| Проверка сообщений после получения | Применить это правило, когда получены сообщения |
| Проверка сообщений после отправки | Применить это правило, когда отправлены сообщения |
| Перемещение новых сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя> |
| Уведомление при получении важных сообщений | Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст> |
| Перемещение сообщений на основе содержания | <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя> |
| Удаление обсуждения | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их |
| Отметка сообщений от кого-либо | Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок> |
| Определение категорий отправленных сообщений | <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя> |
| Определение категории на основе содержания | Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя> |
| Перемещение отправленных сообщений | Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя> |
| Прекращение обработки всех следующих правил | Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил |
Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание
Создание правила
Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание - автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель - CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
Пример 9.31. Создание правила
> Сервис > Мастер правил...
Создать...
Создать правило на основе шаблона
Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание правила
Имя City Cat
Имя:= <Имя папки>
Поместить в папку Входящие
<Текст>
Добавить новый:= <текст> (рис. 9.47)
Name of Rule:= <Имя правила>
Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.
Работа с правилами
Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.
В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил
Выполнить...
Включая вложенные папки
Применить к Все сообщения
Выполнить
В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.
- Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) - для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) - для отправленных ему.
- Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
- В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
- Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации - Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.
Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.
Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.
Создать правило с помощью Мастера правил
Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.
Будьте организованны : Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
Информированность : Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
Настраиваемые правила : Это правила, создаваемые без шаблона.
Правила настраиваются практически неограниченно. Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.
Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения .
На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило .
Выберите один из шаблонов из Шага 1 . Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям .
В , нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу , чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий , чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.
В , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила Далее .
На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее .
На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.
В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
В Шаге 2: Измените окно описания правила , нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .
На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".
По умолчанию установлен флажок Включить правило . Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
Удаление правила
Если правило больше не нужно, его можно удалить.
Выполнение правил вручную
Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.
На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями , а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила .
В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор , выберите папку и нажмите кнопку ОК .
Установите флажок Включить вложенные папки , чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
Нажмите Выполнить .
Правила сервера и правила клиента
В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.
Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.
Применение правил к другим элементам Outlook
Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы
Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:
Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь , новая встреча не создается.
Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные , ответ не будет отслежен исходным элементом.
Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные , собрание не добавляется в папку Календарь .
Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.
Группы контактов
Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.
Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.
Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.
